PDF Formulare statt Word oder Papier

Aktivität
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Situation

Es gibt an der BOKU diverse Formulare mit denen man im laufe seines Studiums oder auch in der Wissenschaftlichen Arbeit konfrontiert ist.

Im konkreten Fall etwa "Antrag auf Erlass des Studienbeitrages" oder "Antrag auf Rückerstattung des Studienbeitrages".

Diese sind in Microsoft Word verfasst und auch zum Download bereitgestellt.

Folgende Probleme ergeben sich daraus (ohne anspruch auf Vollständigkeit):

  • Im Word sind diese sehr umständlich auszufüllen
  • Die Buchstaben sind tlw. schlecht leserlich (von anderem Inhalt überdeckt)
  • Der Inhalt verschiebt sich
  • manche Checkboxen lassen sich nicht aktivieren
  • Der Inhalt könnte geändert werden, da kein Schreibschutz vorhanden
  • Relativ wenig Platz zum unterschreiben mittels Digitaler Signatur

Des weiteren sind auch die oben erwähnten Formulare nicht einheitlich gestaltet.

Vermutlich sind diese zum Ausdrucken und händisch Ausfüllen gedacht. Was einen Mehraufwand seitens des Auszufüllenden bedeutet, vermutlich besteht auch eine gewisse Schwierigkeit beim Entziffern.

Lösung

Formulare an der BOKU sollten auf PDF umgestellt werden, dies ist sehr einfach und relativ wenig Aufwand verbunden.

Formulargestaltung mittels PDF-Formular (Adobe Acrobat, Microsoft InfoPath etc.) bietet folgende Vorteile:

  • Einfache, einheitliche Gestaltung
  • Leserliches Ausfüllen möglich (für Bearbeiter von großem Vorteil)
  • Geschützt gegen unbefugte Änderung
  • Einfaches Digitales Signieren
  • Weniger Ausdrucke (Papier) notwendig
  • Wenn Druck notwendig, durch fixen Inhalt keine unnötige Papierverschwendung (wenn durch Verschiebung eine Seite dazukommt)
  • Auswahlmöglichkeiten über DropDown Menüs (Studienrichtung, Semester etc)
  • Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente
  • Erstellung mehrsprachiger PDF-Dokumente
  • Elektronisch Archivierbar (PDF/A)
BOKU Stabstelle Qualitätsmanagement, ÖH BOKU Umwelt- und Nachhaltigkeitsreferat
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Erstellt von  Manuel Peter Pirklbauer vor 4 Monaten

Beiträge

Stefanie Moser
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vor 4 Monaten

Die Studienservices sind bereits seit einiger Zeit dabei die Formulare auf PDF umzustellen! Dies nimmt natürlich Zeit in Anspruch da die Umsetzung dann möglichst einheitlich passieren soll. Danke für die Idee, wir arbeiten bereits daran!

Die Studienservices