eReiserechnung

Aktivität
 76

Situation

Momentan wird die Reiseabrechung an der BOKU über den Papierweg erledigt (Medienbrüche). Die Vorlage wird zwar in Form eines PDF-Formulars bereitgestellt, bringt aber keinen Nutzen für die Beteiligten. Die Dauer des Ablaufs beträgt je nach Auslastung 2 bis 8 Wochen.

Der Verwaltungs-Ablauf gestaltet sich im Moment in etwa so:

  1. Ausfüllen des Formulars am PC und/oder
  2. Ausdrucken von 3 Seiten und händisch ausfüllen
  3. Unterschrift eines Weisungsberechtigten
  4. Nach Abschluss der Dienstreise ergänzen des Formulars und Anheften von Belegen
  5. Unterschriften sowohl des Reisenden als auch des Weisungsberechtigten
  6. Kopieren des Formulars und der Belege zur internen Ablage
  7. Übermittlung an die zentrale Verwaltung
  8. Abtippen des Formulars
  9. Prüfen auf Korrektheit inklusive Überprüfung der gefahrenen Kilometer
  10. Buchung und Überweisung der Auslagen an den Reisenden

Wahrscheinlich ist der gesamte Ablauf - ich kenne nur den Teil Institutsebene - noch komplexer.

Lösung

Ziel sollte die Umstellung auf elektronische Reiseabrechnung mittels Webinterface und elektronischer Signatur sein, um Medienbrüche zu vermeiden und damit Ressourcen effizienter zu nutzen (mindestens 6 Kopien pro Reiserechnung, Zeitaufwand für die doppelte Erfassung usw.).

Ablauf neu:

  1. Reisantrag mittels Webinterface oder Mobiltelefon App
  2. Weisungsberechtigte bestätigen den Reisewunsch mittels Webinterface oder App
  3. Nach Abschluss der Dienstreise notwendige Ergänzungen vornehmen
  4. Originalbelege digitalisieren mittels Multifunktionsgeräten und elektronisch anhängen
  5. Originalbelege in fest definierter Struktur intern ablegen (für spätere Kontrolle)
  6. Bestätigung durch Weisungsberechtigten mittels Signatur
  7. Automatische Übermittlung an die zentrale Verwaltung
  8. Automatische Plausibilitätskontrollen (z.B. gefahrene Kilometer)
  9. Bestätigung durch zentrale Verwaltung und automatische Buchung
  10. Stichprobenartige Kontrollen der Belege durch die zentrale Verwaltung

Dauer des Ablaufs Neu sollte maximal 1 Woche nach Abschluss der Dienstreise betragen.

12
0
Bitte Registrieren oder Anmelden , um zu dieser Idee etwas beizutragen
Erstellt von  Christian Kanzian vor 3 Jahren

Beiträge

Christian Kanzian
0
0
vor 2 Monaten

Goodbye crowd lynx!

Christian Kanzian
0
0
vor 11 Monaten

Ich bin absolut gegen Insellösungen was standardisierte Verwaltungsabläufe betrifft!

Dietmar Fellner: "Wir am Institut sind mit dem derzeitigen Prozedere durchaus zufrieden. Es bringt einfach Vorteile für das Institut."

Genau das führt zu den Problemen die wir an der BOKU im Bereich der Verwaltung haben. Soll jedes Institut ein solches System aufbauen?

  • Wieviel hat ihr System gekostet?
  • Wer pflegt und wartet das System?
  • Wie sieht es in 5-10 Jahren mit dem System aus?

Unser Institut hat nur 10-12 Mitarbeiter. Der Installations- und Wartungsaufwand für mich als EDV-Verantwortlicher würde in keinem Verhältnis zu den Vorteilen stehen.

Rechnungen werden am Department ohnehin gescannt und in SAP abgelegt. Meiner Meinung nach wäre es nur ein kleiner Schritt dort auch die komplette Reiseabrechnung zu integrieren. Die Anzahl der Rechnungen die mit QR oder ähnlichen Codes augestellt werden wird mehr. D.h. die Informationen können nach dem Scannen vollautomatisch ausgelesen werden.

Abgesehen davon gibt es heute sicher Produkte die sich auch für mobile Geräte eignen und dem Vier-Augen-Prinzip gerecht werden (elektronische Signatur).

Dietmar Fellner
0
0
vor 11 Monaten

Den Grundgedanken finde ich durchaus löblich und zukunftsweisend. Nur habe ich da meine Bedenken was die tatsächliche Umsetzung anbelangt.

Folgende Fragen stellen sich mir persönlich zu Beginn:

  1. Für wen ist es nun eine Entlastung des Arbeitsaufwandes? Verwaltung oder Institut (Bediensteten)?

  2. Ist es tatsächlich eine Entlastung für den Bediensteten bzw. Institut, wie die Idee eigentlich angedacht?

  3. Was geschieht mit den Originalbelegen? (Aufbewahrungsfristen, Ablage, etc.)?

Ich möchte an dieser Stelle mal eine andere Überlegung ins Spiel bringen. Manchen wird es gefallen, anderen wieder weniger.

Wir am Institut sind mit dem derzeitigen Prozedere durchaus zufrieden. Es bringt einfach Vorteile für das Institut. Wir brauchen uns um die Originaldokumente keine Sorgen zu machen, da diese zentral in der Verwaltung abgelegt werden (im Falle einer Prüfung durch den Auftraggeber, etc.). Weiters ist ein Vier-Augen-Prinzip besser und auch in den meisten Fällen durchaus schneller. (ich spring mal schnell zum Chef und lass mir das unterschreiben).

Wo wir den Hebel ansetzen ist am Institut selbst.

Ein Beispiel anhand einer Reiserechnung (geht auch mit Urlaubsmeldungen und und):

  1. Bediensteter füllt die Meldung RR aus + unterschreiben

  2. nach der Reise füllt der Reisende die RR inkl. ev. Belege aus + unterschreiben

  3. Orginale werden gesannt und das Original an die PA geschickt
  4. das gescannte Dokument wird bei uns in einer Datenbank (Webapplikation) erfasst + Berechtigung wer darauf zugreifen darf.

  5. fertig

Vorteil: Die Verwaltung hat das Original. Das Institut produziert kein zusätzliches Papier und dennoch ist es jederzeit abrufbar. Unser Gedanke im Sekretariat geht in dieser Angelegenheit in Richtung "papierlosen Büro".

An unserem Institut verwalten wir auf diesem Wege folgende Dokumente.

  1. Reiserechungen
  2. Urlaubsmeldungen, Krank- und Gesundmeldungen
  3. Rechnungen (Sachbudget/Drittmittel)
  4. und zusätzliche sämtliche Prüfungsausarbeitungen unseres Institutes (aber das hat jetzt nichts mit der Verwaltung zutun).

Hoffe ich konnte hier etwas konstruktives zu dieser Idee und Diskussion beitragen. Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Beste Grüße

Angela Jeitler
4
0
vor 2 Jahren

Die BOKU plant, im Laufe des Jahres 2016 ein elektronisches Employee Self Service Programm zu implementieren. Als Basis dafür dient SAP-HR. ESS ermöglicht Mitarbeiter/innen, eigene personalbezogene Daten selbst anzulegen, anzuzeigen, zu ändern oder Genehmigungsprozesse starten zu können. Erster Schritt in diesem Prozess wird die Einführung der elektronischen Urlaubsverwaltung sein, womit das derzeit zu verwendende Urlaubsformular mit all seinen - in einem früheren Beitrag bereits beschriebenen - Nachteilen der Vergangenheit angehören wird. Mittelfristig ist an eine Ausweitung des ESS auf Reiseantrag und -abrechnung sowie auf einige andere Anwendungsmöglichkeiten gedacht.

Christoph Schwarzl
2
0
vor 2 Jahren

Gemeinsam mit einer eReiseabrechnung könnte auch ein "eUrlaubszettel" deutlich Ressourcen einsparen ... aktuell muss jeder Urlaubszettel ausgefüllt, ausgedruckt, von der vorgesetzten Person unterschrieben, mit der Hauspost an die Personalabteilung übermittelt und dort wieder eingetragen werden.

Einsparungspotential: 1x Erfassen aller Urlaubszettel durch Personalabteilung, Papierverbrauch + Druckkosten, Arbeit für die Hauspost => bei >1.800 beschäftigten Personen (Stand Wissensbilanz 2013, aktuellere Zahlen habe ich online nicht gefunden) würde das eine deutliche Entlastung bringen!

Julia Buchebner
0
0
vor 2 Jahren

Danke für den Bericht aus dem Top Sek! Ich habe es allerdings so verstanden, dass Hr. Kanzian nicht von einem "dynamischen Reiseformular" spricht, sondern von einem gänzlich elektronischem, bei dem gar keine Seiten mehr ausgedruckt werden müssen. Könnten wir dazu auch ein Feedback/Stellungnahme von Top Sek nach Prüfung haben? Das wäre wiriklich fein! Danke im Voraus & Beste Grüße, Julia B.

Melati Avedis
0
0
vor 3 Jahren

Im Rahmen des Top-Sek-Treffens am 01.07.2014 wurde der Wunsch von mehreren geäußert, ein dynamisches Formular (bestehend aus 2 Seiten: 1x Antrag, 1x Rechnung) zu verwenden. D.h. es soll nur das gedruckt werden, was tatsächlich ausgefüllt wurde. Da von dem 3-seitigen Dienstreiseformular oft nur 2 Seiten benötigt werden.

Beim Top-Sek-Treffen am 06.10.2014 wurde uns von der Dienstreiseabteilung mitgeteilt, dass ein dynamisches Reiseformular, bei dem nur benötigte Seiten ausgedruckt werden, leider aus organisatorischen Gründen nicht möglich ist (es müssen IMMER alle 3 Seiten des Dienstreiseformulars verwendet werden).